一、文件管理制度

   （一）收文

    1、做好上級來文的收文及分類登記工作，及時送黨委書記或鄉(xiāng)長批閱。緊急文件若遇黨委書記或鄉(xiāng)長不在，經(jīng)電話請示后，交由相關(guān)人員辦理，及時補簽。

    2、文件批示后，要立即按批示，交由相對應(yīng)分管領(lǐng)導(dǎo)手中，如不能及時送出，要電話告知。確保相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)日知曉。

    3、任何人不得積壓、延誤公文辦理，否則誰延誤，責(zé)任誰承擔(dān)。

    4、公文辦理完畢后，交由辦公室文書處統(tǒng)一管理，分類備檔，以便日后查閱。有分管領(lǐng)導(dǎo)需經(jīng)常查閱或繼續(xù)下發(fā)到各村、各單位的文件，由辦公室復(fù)印，復(fù)印件交給相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)，原件辦公室存檔。

   （二）發(fā)文

    1、需以鄉(xiāng)黨委、政府名義發(fā)文的，按分工由相關(guān)站所人員擬好稿，并認真填寫發(fā)文稿紙。

    2、擬稿人認真核對文件后，交給辦公室主任審核把關(guān)。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文原則和要求，公文格式是否符合要求等。

    3、辦公室主任審核后，擬稿人將文件送交主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

    4、文件簽發(fā)后擬稿人再次核對文件，包括文字、標點符號、文號、標題、段落、落款、日期等，方能打印、蓋章。然后在辦公室文書處發(fā)文登記簿上等級。

    5、各站、所、辦的業(yè)務(wù)性發(fā)文由各站所、辦負責(zé)擬稿，辦公室審核、編號，主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

    6、上報、下發(fā)的所有文件必須留底稿兩份，各站、所、辦留一份，辦公室留一份。電子版雙方都必須保存。

    7、每年年初，將上一年度的所有文件、材料、會議記錄等集中整理、歸檔。

二、公章使用管理制度

    1、辦公室是公章的主管部門，公章必須由專人妥善管理，不得將公章轉(zhuǎn)交他人代管。

    2、鄉(xiāng)各站、所、辦一些常規(guī)工作的表冊類用印，由各分管領(lǐng)導(dǎo)及各站、所、辦主任把關(guān)，由黨政辦主任負責(zé)蓋章。

    3、外來單位或個人使用公章，經(jīng)各站、所、辦主任簽字，分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，再由黨政辦主任負責(zé)登記用印日期、內(nèi)容、經(jīng)辦人等信息后，方可用印。

    4、對一些涉及重大事項的材料，需經(jīng)請示主要領(lǐng)導(dǎo)同意后方可蓋章。

    5、黨政辦需對用印文件內(nèi)容認真審閱，嚴格把關(guān)，了解用印的內(nèi)容，并視實際情況對文件作必要的留存。對材料用印位置要合理，字跡要清楚、端正。

    6、禁止在空白的材料或信箋上蓋章。確因工作需要，必須請示主要領(lǐng)導(dǎo)，再做好詳細登記后方可用印。

    7、公章原則上不可出鄉(xiāng)政府。如確因業(yè)務(wù)需要要把公章外帶的，由各站、所、辦分管領(lǐng)導(dǎo)在用印登記冊上簽字，并登記外借時間、歸還時間，需蓋什么材料的章。必須做到及時歸還，誰外借，誰負責(zé)歸還，否則不可外帶。

三、會議管理制度

    1、如有會議，辦公室所有人員必須到崗到位，不得缺席。特別是周末或節(jié)假日更不得缺席。

    2、如遇重大會議，鄉(xiāng)里其他人必須服從會議工作安排，不得無故推諉。

    3、會議管理工作：

    會議前的準備工作

   （1）做好會議通知：由辦公室主任或工作人員做好會議時間與地點的通知，并把會議通知情況反饋在點名冊上，提前交給辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)；

    ?如班子會提前兩天以上決定開會，辦公室主任需在倒數(shù)第二天發(fā)會議通知到微信群，會議前一天再電話逐個通知；

    ?如會議在本日下午，電話通知后，在微信群發(fā)會議通知公告；

    ?對于通知村委會干部或其他單位人員開會必須電話通知本人。無論其是否看到微信群發(fā)的會議通知公告。

   （2）提前一天通知門衛(wèi)打掃干凈會議室（包括地面、窗臺、桌、椅等的衛(wèi)生）。

   （3）準備好開水、水杯，提前指定專人負責(zé)倒茶等服務(wù)工作。

   （4）提前準備好會標、音響等。

   （5）如會議后需要用工作餐，提前通知食堂做好準備。

    開會時的工作

   （1）實行會議點到制，把點名冊交給鄉(xiāng)長。

   （2）辦公室文書做好會議記錄，有未記全的，會后及時補全，并保管會議記錄本。

   （3）安排人做好會議拍照工作。

   （4）所有參會人員有維護會場秩序、紀律的責(zé)任。

    會議結(jié)束后的工作

   （1）會議結(jié)束后門衛(wèi)必須做好會議室的清掃工作。

   （2）辦公室人員記得關(guān)音響、會標顯示屏等工作。

    (3)辦公室設(shè)置公共QQ，會議圖片等材料的及時上傳。各站、所、辦也可以將平時工作的圖片等資料上傳。

    4、鄉(xiāng)里三個會議室（鄉(xiāng)文化站二樓、黨委會議室、計生辦二樓會議室）必須做到會議前一天清掃，會議結(jié)束后立即清掃。如遇一段時間沒開會，也必須至少保證一個星期清掃一次，一面桌椅上過多灰塵。

    5、門衛(wèi)要服從辦公室管理，對衛(wèi)生打掃不徹底，辦公室將雇人打掃，費用的一半從門衛(wèi)工作人員工資中扣除。